~共働き子育て家族の引き継ぎノート~

日中は共働き。夜は家事、育児。どこかで同じように頑張る共働き家族の参考になれば嬉しいです。小学生と乳児を持つ30代の働く母。好きな言葉は効率的、時短、コスパ。

【仕事】全体像を把握する

こんにちは。なのです。

 

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今日は、「全体像を把握する」ことで物事の解決が早くなった、と言う経験談です。

 

Aと言う仕事が終わり、終わった旨を上司に報告するとこう言われました。

 

「Aについては報告書が必要らしくて、作って〇〇部署に報告してほしい。報告の仕方も分からないから確認してほしい。Aの仕事は終わったけど、この後のBの仕事も頼まれると思うけど、Bの計画書がまだ出来てなくて、Aの完了報告だけでいいのか、Bの計画も報告する必要があるのか確認して」

 

えっと、色々言われたぞ。

 

どうやら上司もよく分かってない様子が伝わってきます。

 

まず報告書が必要「らしい」

報告対象も「Aの完了報告」だけなのか「Bの計画書も必要」なのか分からない。

 

上司からは、「Aの完了報告だけでいいのか、Bの計画書も報告する必要があるのか確認して」と言われましたが、そのままメールを報告部署の担当者宛に書いていて、なんだか違和感を感じました。

 

これ、担当者が見て意味伝わるのかな?

そもそもBの計画書って何のこと?

 

私が頼まれたのはAの仕事の遂行であって、報告書が必要なこともこの後Bという仕事が控えていてその計画書が必要なことも初耳でした。そんな状態で相手部署の担当者にこっちの疑問だけを投げかけるのはちょっと違う気がする…

 

と思い、一旦メール作成をやめ、社内のオンライン掲示板を確認します。

報告が必要な仕事ならこの掲示板に掲載されているはずだからです。

 

すると、過去のお知らせを見つけました。

「Aの仕事の予定を各部立て、いついつまでに報告するように」

 

なるほど。

ということは次におそらく「Bの予定を立てて報告するように」と言うお知らせが掲載されるのではないかな?と推測し、担当部署へのメールをこう書き直しました。

 

「お疲れ様です。今回依頼されたAの仕事が終わりましたが、この報告方法についてはどのようにしたら良いでしょうか?

Bの仕事の計画について報告する場で同時にAの完了報告についてもさせていただく形でもよろしいでしょうか?」

 

すると、担当者からはこのように返ってきました。

 

「はい、ご連絡ありがとうございます。ご認識の通り、今後Aの完了報告、Bの計画書作成の依頼をお知らせに掲載予定です。その時にご対応頂ければと思います」

 

伝わりましたー。よかったよかった。

上司にも報告します。「Aの完了報告はBの計画書と同時でよいです。そしてその案内はまたお知らせに掲載されますのでそのタイミングで良いそうです。」

 

ここまできてやっと今回の全体像がわかりました。

 

・別部署からの依頼があり、Aの仕事の計画を事前に報告していたこと

・計画書の提出や報告は別部署が掲示するお知らせをもって実施すればよいこと

・(推測ですが)事前に出していた計画書を見ると、〇〇年度、と年度が入っていることからこれは毎年発生する仕事であること

 

ここまで分かっていれば上司が最初に私に言った「Aの完了報告だけでいいのか、Bの計画書も報告する必要があるのか確認して」の意味も分かります。最初の時点では、「Aの仕事の実施」しか分かっていなかったので、意味が分からなかったのですが、情報を得ると見える世界も広がりました。

 

このように普段からまず、全体像を把握することに努めるようにしています。

 

学校の勉強であれば教科書をはじからはじまで読めば全体像を把握することは出来たのですが実社会ではそうはいきません。

人から聞いた話も本当と嘘(というか間違った情報)が混じっていて鵜呑みにすることも出来ません。

 

いかに正確な情報に早く辿り着くか、が何をするにも大事になってくるなぁと感じた出来事でした。